Plan de Acogida, pieza clave en tu estrategia de #EmployerBranding

Plan de Acogida, pieza clave en tu estrategia de #EmployerBranding
22 marzo, 2016

Juan se incorporaba a una nueva empresa a trabajar y muy temprano llegó a la nave. Le habían llamado de la ETT el día de antes y le pillaron en la misma calle así que no pudo apuntar, nada de lo que le comentaban. Se quedó con un par de indicaciones,  y poco más. Al llegar a la nave entró y le preguntaron qué quería. El dijo que venía por el trabajo y directamente el encargado le puso a descargar un camión. Poca hospitalidad pensó Juan, aunque la verdad no había sido muy diferente a tantas otras. Cuando ya casi había terminado llegó otra persona y le preguntó quién era y fue entonces cuando por fin se puso fin al embrollo. Juan había equivocado la dirección y empresa. Era justo la nave de al lado, pero….parece ser que Juan y el encargado con el que se cruzó estaban muy habituados a que las cosas sucedieran de esta manera.

Esta historia, aunque parezca mentira, es un caso real. Llegó a mis oídos y me pareció tan buena la historia, que desde entonces me sirvió de ejemplo para sensibilizar en esta materia de acogida.

Quiero contaros otra, también real. Dediqué muchos años de mi vida profesional a participar en un proyecto de Acogida que finalmente fue reconocido y distinguido en el sector. Fue valorado por su alcance global y por la voluntad de trabajar la imagen de la compañía desde el primer instante.

He de reconocer que para mi el mejor premio siempre fue, las emociones y sensaciones que provocaba. Muchos de ellas coincidentes: “He pasado por diferentes empresas pequeñas y también por grandes corporaciones y la verdad es la primera vez que me reciben así”.

¿Qué tiene de especial un Plan de Acogida ganador?

Desarrollar un plan de Acogida Corporativo, no responde a un día ni a dos, es un proyecto complejo, que eso sí, deja grandes recompensas.

Es importante plantearse ¿Qué persigo? ¿Qué quiero conseguir? . Una vez lo tengamos claro, ordenaremos los pasos y lo dotaremos de los actores y recursos necesarios para conseguirlo.

Lo importante es diseñar una hoja de ruta que lleve a tu Organización a conseguir los objetivos propuestos y que finalmente conforme un Plan único y diferenciador, posicione a tu organización como una organización que realmente apuesta por el talento, integrándolo y acompañándolo en esos primeros días en los que necesitamos sentirnos especialmente acompañados.

Planifica tu hoja de ruta. Desde el día que se incorpora no debería de ocupar más de 3/4 semanas. Irá combinando lo establecido en su programa de acogida con las responsabilidades propias del puesto. A medida que avance en el programa, los tiempo y dedicaciones se irán invirtiendo.  

Dótalo de una estructura clara, que le de sentido y responda a las necesidades de la organización y del puesto en cuestión. Te asegurará acogidas homogéneas, especialmente en organizaciones descentralizadas, ya que todos los nuevos incorporados pasarán por el mismo programa de acogida.

Partiendo de un único plan lo iremos adaptando a través de diferentes itinerarios a las necesidades especificas del puestoya sea un miembro del Comité de Dirección o un manager, técnico u operario de una u otra área.

También debes de tener en cuenta que el Plan de Acogida, tiene doble foco. Debe de perseguir la integración social y la integración en negocio. Por lo que todas las acciones que ideemos deben de tener presente este doble fin.

No menos importante es la metodología de aprendizaje que utilizaremos. Lo ideal es la combinación de varias. De la formación tradicional in situ, pasando por formaciones online, hasta incorporar la gamificación al proceso o todo aquello que consideréis encaje en vuestra filosofía.

Seguimos sumando puntos si además sometemos el Plan a una mejora continua, para que este plan evolucione de acorde a nuevas necesidades que puedan surgir. Idear herramientas de check que nos ayuden a identificar desviaciones y a introducir mejoras. No temas conversar con los propios incoporados o a organizar focus-group, donde todos compartan la experiencia y aporten su visión, incluso aporten nuevas ideas, sugerencias…

Y como colofón debemos de ser capaces de cuantificar su retorno, incorporar indicadores que nos permitan medir resultados. ¿En cuánto tiempo hemos reducido la integración de las personas en la Organización? ¿Qué ahorro ha supuesto?, etc.

Y ahora te preguntarás ¿Cómo es posible conseguirlo?

Es una cuestión de cultura organizacional.  Un plan ganador no se consigue si no se apuesta por él. Si no hay sensibilidad hacia ello, nada conseguiremos.

Además debe de hacerse valer en todos las instancias y líneas de negocio de la organización. De nada sirve si no forma parte de la cultura e involucras a toda la Organización. Si, si se sienten parte del plan, ellos mismos se convertirán en cómplices, participarán en cada acogida y harán valer y respectar cada paso que el plan requiera.

Su participación hará que el Plan esté lleno de valores en movimiento. Porque hace tiempo que la Misión, Visión y Cultura corporativa dejo de leerse y cobraron vida. Ahora  tus colaboradores se convierten en auténticos embajadores porque se sienten parte del plan, lo viven y disfrutan.

Todo será más sencillo si desarrollas e incorporas herramientas y soportes de utilidad para todos los que participan en el mismo. (Guías de ayuda para tutores, plantillas para chequear necesidades o evaluar resultados…)

Y para articular el plan, no olvidar contar con un equipo de tutores distribuidos por unidades de negocio, áreas o departamentos. Son la clave para que todo fluya, son con quién coordinamos el plan a nivel local. Son formados a tal fin y también participan en el desarrollo del mismo. Tiene por ello un protagonismo muy especial. Recomiendo que apuestes por personas que destaquen especialmente por su bagaje, conocimiento, y por supuesto una #ACTITUD 10. Personas involucradas, excelentes embajadores de nuestra marca que voluntariamente se suman al proyecto para acompañar al incorporado en los primeros días y resolverle esas primeras dudas que a todos nos surgen.

¿Cuales son los beneficios y su retorno?

Generación de Employer Branding: Te posiciona y diferencia en el mercado laboral por tus buenas prácticas.

Proyecto transversal que favorece nuevas formas de trabajar. Cultura del CO (COlaboración, CO-creación, COmunicación, …)

Mejora de la productividad ya que reduce el tiempo de adaptación  al puesto y a la Compañía.

Equipos más participativos  – Favorece la creatividad e  Innovación

El cuidado en la integración favorece un mejor encaje persona/Organización. Disminuye la rotación y los costes asociados a este indicador

Generación de engagement/compromiso entre los colaboradores. Se sienten parte del plan, lo respetan y participan en su mejora continua.

Generación de Confianza y  buen clima laboral. Los equipos sienten que la compañía valora sus aportaciones, crece su confianza y mejora el clima laboral.

Desarrolla orgullo de pertenencia.

Tus colaboradores como portavoces de los valores de la compañía. Generamos branding tanto interna como externamente. Disfrutan con el proyecto, lo viven y lo comparten entre sus colegas, amigos, compañeros y familia.

Y para que te resulte más sencillo piensa ¿Cómo te hubiera gustado ser recibido? ¿Qué te hubiera ayudado en la integración?. ¿Qué echaste en falta?. Aprovecha tu bagaje y diseña un Plan de Acogida ganador adaptado eso sí, a tu propia Organización.

¿Y tú?. ¿Nos cuentas tu historia? ¿Crees que las Organizaciones cada vez están más sensibilizadas por integrar a sus nuevos colaboradores?

María Jesús Márquez Brox

 

2 Comentarios

  1. Maria José Gomez

    Me encantan este tipo de articulos. Aunque la verdad y por desgracia solo son las empresas con un cierto volumen que aplican estos protocolos. La mayoria de empresas y la mayoria(desafortunadamente )españolas aún se basan en viejas y obseletas formas de incorporación,lo que en parte lleva a una clara y evidente frustración por parte sel nuevo empleado.
    Yo provengo del sector fashion retail y loa planes de bienvenida/incorporación/integración son inexistemtes.
    Deberia formar parte de cualquier tipo de empresa de esa forma el empleado se sentiria, en esw momwnto critico de cambios y novedades mas integrado.

    • En primer lugar gracias por tu feedback. Cierto, es que queda mucho por hacer aunque también es cierto, que afortunadamente cada vez existe mayor sensibilidad hacia ello. Trabajar en la integración de las personas es responsabilidad de las organizaciones y como bien dices, los planes de acogida deberían de formar parte de la cultura corporativa. Muchas gracias María José por tu aporte y palabras.

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